Как подготовить задачи к началу работы

Большинство рабочих дней, обречены быть не продуктивными, не предсказуемыми и ломать все планы,
в ситуации, когда система планирования дня работает не правильно, или отсутствует вовсе.

Многие люди не планируют заранее свой рабочий день, не следят за процессами.
Это приводит к тому, что:

• Ты работаешь весь день, но задачи не уменьшаются
• Проекты начинают занимать слишком много времени и сил
• В конце дня ты уставший, но нет ощущения того, что сделал что-то полезное
• Повышается уровень тревожности и прокрастинации, из-за отсутствия баланса

Сервис Overtime Tracker предназначен для того, чтоб помогать контролировать рабочие процессы,
не перерабатывать, и фокусироваться на важных рабочих процессах.

Список задач

В Overtime tracker — работа начинается именно со списка задач.
Здесь нет привычных структур для проектного управления:

• Нет спринтов
• Сложных процессов
• Долгосрочного планирования

Это сделано осознанно.
Подход заключается в том, чтоб сосредоточиться именно на сегодняшнем дне, и провести его максимально честно.

(Место для картинки)

Первое, что мы делаем, перед началом работы — создаём список всех задач.
Просто выгружаем из головы весь список, не пытаясь его сейчас структурировать.

Когда задачи записаны, они становятся видимыми, доступными для анализа и работы с ними. Это важный момент.
Пока задача в голове, она не имеет веса, их как будто и не существует вовсе.
Но когда задача в списке — её уже можно оценить, понять приоритеты по сравнению с другими.

(дополнительно, как создавать задачи — инструкция)

Оценка и порядок задач

Как только мы создали список задач, мы можем приступать к следующему шагу — анализ и планировани:

• Убрать лишнее
• Оценить время
• Оценить приоритеты.

Убрать лишнее

Мы редко храним в голове структурированные списки. По этому, когда мы выгружаем поток мыслей в список задач,
легко ошибиться и написать что — то лишнее.

На этом этапе, мы просто проходим по списку дел, и удаляем лишнее.

• Задачи дублирующие друг друга.
• Не актуальные задачи.
• То, что кажется не важным на сегодня.
  (картинка того, как удалять задачи)

Оценить время

После того, как список задач актуализирован, самое время, заняться оценкой задач.
Не обязательно оценивать все и сразу. Чаще всего, задачи требуют погружения и до этого,
задать рамки для выполнения можно только условно.

Но сделать это стоит, поскольку когда нет хотя бы примерного ограничения, мы начинаем больше отвлекаться и тратить время впустую.

(инструкция по оценке времени)

Оценить приоритеты.

Один из важных моментов в подготовке к рабочему дню — сразу решить, в какой последовательности будут выполняться задачи.
Если не определить порядок дел сразу, то он будет определяться в процессе работы, а это будет отвлекать и займёт лишнее время.

В Overtime Tracker, порядок задач — не формальность.
Это самая простая реализация приоритетов, как если бы вы просто записывали список дел в дневнике.

Для того, чтоб менять приоритет задач, вы можете просто перетаскивать их.
Вы можете расположить задачи в любом удобном виде, но мы рекомендуем строить план сверху — вниз.

Где сверху приоритетные задачи, а внизу, задачи, которые имеют меньшую ценность.
(гиф того, как работает перетаскивание)

Экран Task list

На данном этапе, планирование задач завершено.
Экран «Task List» — это наша рабочая доска.
Здесь мы можем наглядно видеть:

• Какие задачи мы на сегодня запланировали
• Сколько задач осталось до конца дня
• Сколько времени заняла каждая задача
• Сколько времени осталось по плану на каждую задачу.

В общем, весь текущий статус рабочего процесса.

Почему нет проектного планирования

Подход, в котором планирование дня происходит отдельно от проектного планирования —
может на первый взгляд показаться непривычным.

На практике, чем больше человек пытается запланировать, тем больше он теряет фокус.
Именно по этому Overtime Tracker сосредоточен именно на 1 дне.