Wie man mit der Planung beginnt

Die meisten Arbeitstage sind dazu verurteilt, unproduktiv und unvorhersehbar zu sein und alle Pläne zu zerstören,
wenn das System zur Tagesplanung nicht richtig funktioniert oder ganz fehlt.

Viele Menschen planen ihren Arbeitstag nicht im Voraus und verfolgen ihre Prozesse nicht.
Das führt dazu, dass:

• Du den ganzen Tag arbeitest, aber die Aufgaben nicht weniger werden
• Projekte anfangen, zu viel Zeit und Energie zu beanspruchen
• Du am Ende des Tages müde bist, aber nicht das Gefühl hast, etwas Sinnvolles geschafft zu haben
• Das Niveau von Angst und Prokrastination steigt – wegen fehlender Balance

Der Service Overtime Tracker ist dafür gedacht, zu helfen, Arbeitsprozesse zu kontrollieren,
nicht zu überarbeiten und sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Aufgabenliste

Im Overtime tracker – beginnt die Arbeit genau mit der Aufgabenliste.
Hier gibt es keine üblichen Strukturen für Projektmanagement:

• Keine Sprints
• Komplexen Prozesse
• Langfristige Planung

Das ist bewusst so gemacht.
Der Ansatz besteht darin, sich genau auf den heutigen Tag zu konzentrieren und ihn möglichst ehrlich zu verbringen.

(Platz für ein Bild)

Das Erste, was wir vor Arbeitsbeginn tun – wir erstellen eine Liste aller Aufgaben.
Wir laden einfach alles aus dem Kopf ab, ohne zu versuchen, es jetzt zu strukturieren.

Wenn Aufgaben aufgeschrieben sind, werden sie sichtbar, zugänglich für Analyse und Bearbeitung. Das ist ein wichtiger Moment.
Solange eine Aufgabe im Kopf ist, hat sie kein Gewicht – als würde sie gar nicht existieren.
Aber wenn die Aufgabe in der Liste steht – kann man sie schon bewerten und Prioritäten im Vergleich zu anderen verstehen.

(zusätzlich, wie man Aufgaben erstellt – Anleitung)

Bewertung und Reihenfolge der Aufgaben

Sobald wir die Aufgabenliste erstellt haben, können wir zum nächsten Schritt übergehen – Analyse und Planung:

• Überflüssiges entfernen
• Zeit einschätzen
• Prioritäten festlegen.

Überflüssiges entfernen

Wir speichern selten strukturierte Listen im Kopf. Deshalb kann man, wenn man Gedanken in eine Aufgabenliste auslädt,
leicht einen Fehler machen und etwas Überflüssiges aufschreiben.

In diesem Schritt gehen wir einfach die Aufgabenliste durch und entfernen alles Überflüssige.

• Doppelte Aufgaben.
• Nicht aktuelle Aufgaben.
• Das, was heute nicht wichtig erscheint.
  (Bild davon, wie man Aufgaben löscht)

Zeit einschätzen

Nachdem die Aufgabenliste aktualisiert wurde, ist es Zeit, sich mit der Einschätzung der Aufgaben zu beschäftigen.
Es ist nicht notwendig, alles sofort zu bewerten. Meistens erfordern Aufgaben Eintauchen, und davor
kann man den Rahmen für die Umsetzung nur ungefähr festlegen.

Aber es lohnt sich, das zu tun, denn wenn es nicht einmal eine ungefähre Begrenzung gibt, beginnen wir uns mehr abzulenken und Zeit zu verschwenden.

(Anleitung zur Zeiteinschätzung)

Prioritäten festlegen.

Einer der wichtigen Punkte bei der Vorbereitung auf den Arbeitstag – sofort zu entscheiden, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden.
Wenn man die Reihenfolge nicht sofort festlegt, wird sie sich während der Arbeit bestimmen, und das lenkt ab und kostet zusätzliche Zeit.

Im Overtime Tracker ist die Reihenfolge der Aufgaben – keine Formalität.
Das ist die einfachste Umsetzung von Prioritäten, als würdest du einfach eine To-do-Liste in ein Notizbuch schreiben.

Um die Priorität der Aufgaben zu ändern, kannst du sie einfach verschieben.
Du kannst Aufgaben in beliebiger Reihenfolge anordnen, aber wir empfehlen, den Plan von oben nach unten aufzubauen.

Oben stehen die prioritären Aufgaben, unten die Aufgaben mit geringerem Wert.
(GIF davon, wie das Verschieben funktioniert)

Task-List-Bildschirm

In diesem Schritt ist die Aufgabenplanung abgeschlossen.
Der Bildschirm “Task List” – ist unser Arbeitsboard.
Hier können wir übersichtlich sehen:

• Welche Aufgaben wir für heute geplant haben
• Wie viele Aufgaben bis zum Tagesende übrig sind
• Wie viel Zeit jede Aufgabe gedauert hat
• Wie viel Zeit laut Plan für jede Aufgabe noch übrig ist.

Im Grunde – der gesamte aktuelle Status des Arbeitsprozesses.

Warum es keine Projektplanung gibt

Der Ansatz, bei dem die Tagesplanung getrennt von der Projektplanung erfolgt –
kann auf den ersten Blick ungewohnt erscheinen.

In der Praxis gilt: Je mehr ein Mensch versucht zu planen, desto mehr verliert er den Fokus.
Genau deshalb konzentriert sich Overtime Tracker auf genau einen Tag.